Rozwiązanie Continia Document Capture dla Microsoft Dynamics

Continia

Rozwiązanie Continia Document Capture dla Microsoft Dynamics

Większość z nas przeraża ogrom papierowych dokumentów leżących na biurkach księgowych. Z Microsoft Dynamics NAV wcale nie musi to tak wyglądać. W standardzie systemu dostępne są nieskomplikowane narzędzia, dzięki którym możemy schować papiery do szuflady i mieć dostęp do archiwum za pomocą kilku kliknięć. W poniższym artykule dowiecie się Państwo jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów z użyciem funkcjonalności dokumentów przychodzących oraz przepływów prac.

Dokumenty przychodzące

Do naszej firmy spływają dokumenty tzw. Dowody księgowe, na podstawie których rejestrujemy zdarzenia gospodarcze. Mogą to być faktury i faktury korygujące zakupu, protokoły wykonania na podstawie których wystawimy faktury sprzedaży lub inne, których wynikiem będzie polecenie księgowania. Wszystkie te rodzaje transakcji możemy obsłużyć za pomocą funkcjonalności dokumentów przychodzących. Mogą one trafić do nas drogą elektroniczną lub tradycyjnie – papierowo. Papierowy dokument należy zeskanować, a następnie wybrać załącznik z odpowiedniego folderu i utworzyć odpowiedni dokument z dostępnej listy. Wszystkie załączniki będą od tej pory dostępne po wyszukaniu dokumentu w systemie ERP. Można też dodawać kolejne dokumenty na późniejszym etapie rejestracji.

OCR

Contina Document Capture jest najlepszym i najbardziej kompleksowym rozwiązaniem dla Microsoft Dynamics 365 Buisness Central, które skanuje, wyodrębnia dane OCR, rejestry, posty i archiwizuje wszystkie typy dokumentów z możliwością wyszukiwania pełno tekstowego. Pliki PDF są automatycznie pobierane z predefiniowanych adresów e-mail i przetwarzane za pomocą wielokrotnie nagradzanej technologii OCR- bez żadnego wkładu użytkownika. Dokumenty w formie papierowej są skanowane za pomocą skanera biurowego lub sieciowego i przebiegają w ten sam sposób co pliki PDF. Wszystkie istotne informacje o dokumentach są automatycznie przenoszone do odpowiednich pól w Microsoft Dynamics NAV, dzięki czemu rejestrowanie dokumentów przychodzących jest szybkie i efektywne. Faktury w formacie XML zawierają już wszystkie niezbędne informacje i nie wymagają przetwarzania OCR- możesz je po prostu zaimportować za pomocą Continia XML_Import. Cennik wersji oprogramowania dostępny jest tutaj: https://store.readsoftonline.com/Solution/dynamicsnav

Przetwarzanie i zarządzanie fakturami

Continia Document Capture usprawnia przetwarzanie i zarządzanie fakturami zakupowymi dzięki nowym funkcjom, takim jak automatyczne wykrywanie dostawców, przegląd dokumentów, rejestracja wewnętrzna i wiele innych. Korzystając z 3 sposobów dopasowywania, faktury mogą być automatycznie dopasowywane do zamówień zakupu, lub potwierdzeń, a także zatwierdzane i księgowane, jeśli kwoty mieszczą się w ustalonych progach.

Przepływy pracy

Kolejnym krokiem będzie konfiguracja przepływów pracy. Jest to nic innego niż proces akceptacji np. faktur zakupu. Microsoft Dynamics NAV oferuje nam wstępnie przygotowane szablony dla administracji, dokumentów zakupu i sprzedaży, PK czy integracji, co znacznie ułatwia korzystanie z tego modułu. Można go używać wraz z funkcjonalnością dokumentów przychodzących oraz OCR lub indywidualnie. Używanie obu funkcjonalności ma tą zaletę, że osoba zatwierdzająca dokument może otworzyć jego obraz za pomocą ścieżki url w systemie. To do kogo trafi dokument może być uzależnione od wielu aspektów w zależności od potrzeb klienta. Możemy wybrać użytkownika lub grupę użytkowników manualnie albo pobrać dane kupującego z kartoteki dostawcy. Ustawiając hierarchię system automatycznie wyśle dokument do osób posiadających odpowiedni limit akceptacji. W przypadku nieobecności użytkownika lub opóźnień w zatwierdzeniu dokumentu system może automatycznie oddelegować akceptację. Osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie dostanie powiadomienie mailowe wraz z linkiem do systemu gdzie może zatwierdzić, odrzucić dokument, uzupełnić komentarz lub oddelegować żądanie akceptacji. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, zgodnie z ustawieniami, dokument jest gotowy do księgowania, co można z łatwością zobaczyć na liście faktur zakupu, ponieważ posiada on odpowiedni status oraz zróżnicowany wygląd czcionki. Cała historia akceptacji jest dostępna dla każdego dokumentu, co jest bardzo przydatne np. w przypadku audytu.

Dostęp do dokumentów z każdego miejsca

Cyfrowe archiwum w Continia Document Capture zawiera wszystkie pliki PDF i zeskanowane dokumenty, do których można łatwo uzyskać dostęp z odpowiednich miejsc w Microsoft Dynamics NAV. Możesz otworzyć oryginalną fakturę PDF z zaksięgowanej karty faktury lub ekranu wprowadzania do księgi głównej w Microsoft Dynamics NAV.

Archiwum cyfrowe jest w pełni indeksowane , co oznacza, że możesz wyszukiwać dowolny tekst w dokumentach, nawet jeśli informacje nie zostały jeszcze przeniesione do pola w Microsoft Dynamics NAV. Umożliwia to wyszukiwanie konkretnego numeru referencyjnego, numeru seryjnego lub wszelkich innych informacji na fakturach zakupowych i innych dokumentach.


Opublikowano
arrow_back Poprzednia
apps Zobacz pozostałe
arrow_forward Następna