Krajowy system e-faktur

Kolejnym etapem polskiej cyfryzacji jest uruchomienie systemu do obsługi e-faktur. Takie rozwiązanie już od jakiegoś czasu funkcjonuje w Hiszpanii czy we Włoszech. Niesie za sobą szereg korzyści zarówno dla państwa jak i dla podatników.

· Działanie KSeF

Z założenia powstanie nowa platforma teleinformatyczna KSeF, która umożliwi otrzymywanie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorca wystawi fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym i przekaże ją w formie pliku na platformę KSeF, natomiast jego kontrahent będzie tę fakturę z niej pobierał. Za pomocą aplikacji e-Mikrofirma kontrahent będzie musiał potwierdzić chęć otrzymania faktury za pomocą KSeF. Faktura ustrukturyzowana to plik w formacie XML o określonej strukturze, zawierający dane o sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia dokumentu, kwoty itp. Platforma KSeF zweryfikuje podmioty, nada fakturze numer ID oraz przechowa faktury ustrukturyzowane. Z platformy zostanie wysłany również komunikat o dacie przekazania faktury i nadania numeru ID, o odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej lub o braku możliwości wystawienia faktury.

· Korzyści dla podatnika

Rozwiązanie e-faktur niesie ze sobą szereg korzyści.

Najistotniejsze z nich to:

- archiwizacja dokumentów odbywa się za pomocą platformy;

- brak konieczności wystawiania duplikatów, ponieważ nie będzie możliwości zagubienia faktur;

- zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie;

- zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK na żądanie organów podatkowych.

· Korzyści dla gospodarki krajowej

Rozwiązanie dotyczące e-faktur, to kolejny krok w uszczelnieniu systemu podatkowego oraz minimalizowaniu błędów związanych z rozliczaniem podatku VAT. Ułatwi także w znacznym stopniu przeprowadzanie kontroli rozliczeń u przedsiębiorców.

· Realizacja

Rozwiązanie w zakresie e-faktur Rząd zamierza wprowadzić już od 01.10.2021 roku. W roku 2022 korzystanie z systemu będzie miało charakter dobrowolny. W tym czasie będą też sprawdzane i usprawniane funkcjonalności systemu. Natomiast od stycznia 2023 roku korzystanie z KSeF będzie już obowiązkowym sposobem rozliczeń pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

Ponieważ e-faktury stały się faktem a ich obowiązek jest realny, najlepiej byłoby połączyć to rozwiązanie z wdrożeniem w swojej firmie OCR, czyli funkcjonalności elektronicznego sczytywania danych z faktury.

Contina Document Capture to innowacyjne rozwiązanie dedykowane Microsoft Dynamics 365 Business Central, które wspomaga automatyzacje procesu księgowania. Polega on na wprowadzeniu przez system dokumentacji księgowej za pomocą OCR.

OCR- optyczne rozpoznawanie znaków, system po otrzymaniu pliku rozpoznaje obraz i przetwarza go na tekst.

Każdą formę otrzymanych dokumentów (forma papierowa, PDF czy XML) przesyłamy do Contina Document Capture, gdzie zostaną odpowiednio przetworzone za pomocą OCR i przekazane do Microsoft Dynamics 365 Business Central. System sam zweryfikuje dokumenty i uzupełni wymagane w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central pola.

Jednak sczytywanie danych z dokumentów i uzupełnianie odpowiednich pól w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central to nie jedyne udogodnienie. Dodatkowo Continia Document Capture pozwala, aby dokumenty były przypisywane odpowiednim dostawcom, a dzięki 3- kierunkowemu uzgadnianiu faktur mogą być one automatycznie dopasowywane do zamówień zakupu lub potwierdzeń, a także automatycznie księgowane jeśli kwoty mieszczą się we wcześniej zdefiniowanych progach.

Każdy dokument jest archiwizowany, mamy również możliwość podglądu dokumentu bezpośrednio z systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Archiwum cyfrowe dodatkowo jest w pełni indeksowane, dzięki czemu można wyszukać dowolny tekst w dokumentach, nawet jeśli nie zostały one przeniesione do Microsoft Dynamics 365 Business Central.

W praktyce przy użyciu tego rozwiązania, faktury z KSeF zostaną pobrane do systemu ERP, a ten sczyta z nich dane. Szybko i w pełni zautomatyzowanie. Odpowiednie ustawienie procesu pozwoli na minimalizacje błędów oraz kosztów, ponieważ otrzymane faktury przejdą proces weryfikacji, akceptacji i księgowania z minimalnym udziałem pracownika.

Dominika Młynarska

Specjalista i konsultant ERP


Opublikowano
arrow_back Poprzednia
apps Zobacz pozostałe
arrow_forward Następna