Dodawanie zewnętrznego księgowego do Business Central

Korzystając z Business Central online, można dodać zewnętrznego księgowego bez kupowania nowej licencji. Niezależnie od ilości wykupionych użytkowników Essential czy Premium, można zaprosić do 3 użytkowników zewnętrznych (zewnętrznych księgowych). Te 3 licencje mają takie same prawa użytkowania jak licencja standardowa, z wyjątkiem dostępu do konfiguracji użytkownika i zadań administracyjnych. Licencja nie dotyczy materiałów wewnętrznych.

Jakie są korzyści?

Wiemy już, że dzięki Microsoft 365 możemy znacznie uprościć i usprawnić działanie naszej firmy, a opcja opisana w artykule pozwala nam współpracować bez przeszkód z osobami, które licencji Microsoft 365 nie posiadają. Co nam to daje?

Użycie tej opcji to przede wszystkim wielkie usprawnienie działań. Jak już wspomniano wyżej, nie musimy opłacać dodatkowej licencji na użytkowanie produktu Microsoft dla maksymalnie trzech użytkowników zewnętrznych, a co za tym idzie oszczędzamy. Czy jest to kwestia konsultacji z innym księgowym, czy dostępu do pewnych danych przez klienta, wszystko odbywa się bez problemu. Miałeś kiedyś trudności z kompatybilnością danych w różnych programach lub wglądem do nich dla osób trzecich? Wiemy, jak ważne jest posiadanie wielofunkcyjnego narzędzia usprawniającego działanie firmy, ale co równie istotne, takiego, które nie zamyka się na świat zewnętrzny. To właśnie daje nam ta opcja.

Teraz zobaczmy, jak przebiega uruchomienie jej w praktyce.

Dodawanie zewnętrznego księgowego:

  1. Należy otworzyć stronę Użytkownicy i uruchomić kreator Zaproś zewnętrznego księgowego.
  2. Po uruchomieniu tej akcji pojawi się nowa strona powitalna. Należy zapoznać się z treścią informacji a następnie zaznaczyć Zgadzam się.
  3. Należy teraz wybrać przycisk Następny i wypełnić minimalne pola obowiązkowe na nowej stronie. Te pola to dane kontaktowe zewnętrznego księgowego: e-mail, imię i nazwisko. Pojawi się e-mail powitalny, który zewnętrzy księgowy otrzyma jako e-mail. Wiadomość można edytować.
  4. Należy wybrać Następny i chwilę poczekać.
  5. Po zakończeniu działania systemu wyświetli się komunikat, że zewnętrzny księgowy został pomyślnie dodany.

Księgowy otrzyma wiadomość e-mail z tekstem wpisanym w zaproszeniu oraz adresem URL, pod którym musi się zalogować.

Po dodaniu zewnętrznego księgowego jako użytkownika, należy pamiętać o dodaniu żądanego zestawu uprawnień użytkownika. W kartotece użytkownika znajduje się informacja o licencji dla zewnętrznego księgowego:

Podczas dodawania zewnętrznego księgowego możemy napotkać dwie najczęściej występujące przeszkody:

  1. Może pojawić się problem z licencją. Nawet jeśli tych 3 użytkowników jest bezpłatnych, nie są oni automatycznie dodawani do dzierżawy, partner CSP musi to zrobić. W przypadku braku licencji, pojawi się komunikat o błędzie Brak dostępnej licencji zewnętrznego księgowego. Należy skontaktować się z administratorem. W takim przypadku należy skontaktować się z partnerem CSP i poprosić o dodanie tych 3 licencji do dzierżawy. Po dodaniu tej licencji pojawi się ona w portalu administracyjnym i będzie można ją przypisać użytkownikowi.

  1. Problem pojawia się również, gdy nie jesteśmy administratorem globalnym ani administratorem użytkowników w usłudze Azure Active Directory (AAD). W takim przypadku należy nadać sobie odpowiednie uprawnienia lub poprosić administratora o wykonanie tego zadania.

Podsumowując, dodawanie zewnętrznego księgowego jest fantastyczną opcją usprawniającą działanie z użytkownikiem spoza naszej organizacji, bez wydawania dodatkowych pieniędzy na licencje. Pozwala nam to nie tylko zaoszczędzić, ale też szanuje nasz czas dając możliwość spójnej komunikacji ze światem zewnętrznym, niemającym dostępu do licencji Microsoft 365.

Źródło zdjęcia: Urząd Biznesu Księgowy - Darmowe zdjęcie na Pixabay


Opublikowano
arrow_back Poprzednia
apps Zobacz pozostałe
arrow_forward Następna