O NAV’ie przy kawie

Z uwagą przeczytałem niedawny wpis Andrzeja Krawca o kontach rozrachunkowych w MS Dynamics NAV i w związku z jego wizją nadejścia nowego, nasunęła mi się pewna refleksja. Z Andrzejem współpracuję od lat, miałem okazję prowadzić z nim niejeden projekt wdrożeniowy, pozwolę sobie więc opowiedzieć historię związaną z jednym z nich.

Pojechaliśmy razem na krótką wizytę do klienta, który chciał podsumować zakres wcześniejszej współpracy i zdefiniować kierunki dalszych działań. Po części oficjalnej i wymianie wzajemnych uprzejmości nadszedł moment, w którym klient rozpoczął prezentację kolejnych pomysłów i oczekiwań w stosunku do systemu MS Dynamics NAV. Z mojej perspektywy wiele zagadnień przedstawianych przez klienta było dość niejasnych, ogólnych i mało konkretnych więc powoli zacząłem tracić wątek. Wtedy też zwróciłem się w kierunku Andrzeja, szukając u niego tego tajemnego porozumienia, które konsultantom pozwala na telepatyczną wymianę myśli i ustalenie strategii w celu przejęcia inicjatywy. Ku mojemu zdziwieniu jego postawa była zupełnie odmienna od tego, czego oczekiwałem. Niczym nie wzruszony, spokojnie mieszał swoją kawę, jakby nie rozumiał powagi tej sytuacji. W tym momencie rzeczywiście nieco się zmartwiłem, że oto Andrzej, legenda – stracił już tę iskrę i refleks konsultanta, ale postanowiłem poczekać na dalszy rozwój wydarzeń. Zresztą niedługo potem lista życzeń ze strony klienta dobiegła końca, przypieczętowana dość kategorycznym pytaniem: „co możecie Panowie na to zaradzić?"

Ku mojemu zdziwieniu Andrzej szybko się ożywił, wypił swoją perfekcyjnie wymieszaną kawę, podszedł do tablicy i przedstawił wizję rozwiązania problemów kilka minut wcześniej zgłaszanych przez klienta. Zrobił to tak, jakby znał te konkretne problemy od dawna, wszystkim poświęcił lata studiów i analiz, a teraz przyjechał do klienta właśnie po to, żeby zaprezentować swój masterplan. Była to koncepcja kompleksowa, przemyślana, niepozbawiona finezyjnych rozwiązań i ostatecznie praktycznie w całości przyjęta przez klienta.

Jeśli historia ta ma jakiś morał to taki, że prawem młodości jest bezczelność nowatorskich pomysłów i robienia wszystkiego po swojemu, a prawem Andrzeja spokojne picie dobrze zamieszanej kawy, bez obaw o przyszłość w tym biznesie, bo doświadczenie jest w nim kluczowe, jeśli nie najważniejsze. Na szczęście dla naszych wymagających klientów.

Autor: Paweł Koksa

Opublikowano


Kontrola numeru NIP w Microsoft Dynamics NAV 2016

Kontrola numeru NIP, czyli inaczej identyfikatora VAT danego kontrahenta zarejestrowanego w systemie, jest bardzo ważnym elementem dla każdego przedsiębiorstwa, korzystającego z systemu finansowo-księgowego. Microsoft Dynamics NAV w swojej podstawowej funkcjonalności dostarcza wiele narzędzi ułatwiających kontrolę numerów NIP i wymuszenie na użytkownikach ich poprawnej ewidencji.

Rozwiązanie to gwarantuje:

  • poprawność wprowadzanych danych oraz ich weryfikację na potrzeby sprawozdawczości i wymogów narzucanych przez ustawę o rachunkowości;
  • prawidłową identyfikacje kartotek nabywców i dostawców wewnątrz systemu.

W tym krótkim wpisie chciałbym zaprezentować najpopularniejsze rozwiązania w tym zakresie.

Próba wprowadzenia ponownie tego samego NIP dla innego kontrahenta

W momencie uzupełniania pola dla numeru NIP w kartotece nabywcy lub dostawcy, system automatycznie sprawdza wprowadzany numer i generuje ostrzeżenie, jeśli taki już istnieje:

Weryfikacja NIP w MS Dynamics NAV

System zatem nie tylko sprawdza poprawność użycia poszczególnych numerów NIP, ale również informuje użytkownika o tym, w jakiej kartotece dany numer został już wykorzystany, aby jego odnalezienie i zweryfikowanie nie stanowiło problemu.

Weryfikacja poprawności numeru NIP względem zdefiniowanego formatu dla kodu kraju

Jedną z ciekawszych, standardowych funkcjonalności MS Dynamics NAV w zakresie kontroli NIP jest funkcjonalność określenia formatów NIP dla danego kodu kraju. Ustawienia dokonuje się poprzez widok dostępy z poziomu strony ‘Kraje/Regiony’:

Konfiguracja NIP w MS Dynamics NAV

Dla każdego zdefiniowanego kodu kraju jesteśmy w stanie określić pożądany format NIP, jaki będzie wymagany od użytkownika podczas uzupełnienia kartoteki wybranego nabywcy lub dostawcy. Same ustawienia są bardzo proste i rozróżniamy dwa podstawowe znaki:

  • wykorzystanie znaku ‘@’ dla liter alfabetu;
  • wykorzystanie znaku ‘#’ dla cyfr;

Zaawansowane wykorzystanie znaków znajduję się dla użytkownika NAV pod wbudowanym przyciskiem Help (przycisk F1).

Bazując na możliwych znakach, definiujemy wymagany format.

Przy tak zdefiniowanym formacie, w momencie wprowadzenie niepoprawnego numeru NIP przez użytkownika systemu, zostanie wyświetlony następujący komunikat zwrotny:

Notyfikacja Błędny NIP w MS Dynamics NAV

Dzięki temu jedynie numery NIP w dozwolonych formatach będą akceptowane w kartotekach kontrahentów.

Rozszerzeniem tej funkcjonalności jest dostępny w systemie raport kontrolny pod nazwą ‘Kontrola NIP’, który zbiorczo wygeneruje zestawienie kartotek kontrahentów, którzy posiadają zdublowane numery NIP, bądź wcześniej wprowadzone NIPy, niezgodne ze zdefiniowanym formatem dla danego kraju.

Weryfikacja kontrahenta po numerze NIP z poziomu NAV? Jak najbardziej tak!

Co jeśli w momencie wprowadzania danego numeru NIP do kartoteki naszego kontrahenta nie jesteśmy pewni, czy NIP jest poprawny? Tutaj również przychodzi nam z pomocą MS Dynamics NAV i jego standardowa funkcjonalność. Nie wychodząc z systemu jesteśmy w stanie zweryfikować, czy dany NIP jest zarejestrowanym numerem w Centralnej Ewidencji, bądź też nie.

W celu wykonania takiego sprawdzenia należy z poziomu wybranej kartoteki Nabywcy/Dostawcy w zakładce ‘Handel zagraniczny’ wywołać przycisk asysty dostępny dla pola numeru NIP.

Wywołując otrzymujemy następujące okno:

Zewnętrzna weryfikacja NIP w MS Dynamics NAV

Z tego poziomu zostają wyświetlone wiersze z numerami NIP, które wprowadziliśmy dla danego kontrahenta, dodatkowo opisane stanem niezweryfikowanym. Korzystając z przycisku akcji ‘Zweryfikuj NIP’ otrzymujemy odpowiedź z zewnętrznej usługi, czy dany NIP jest numerem poprawnym i tak:

  • jeśli stan weryfikacji jest pozytywny otrzymujemy informacje zwrotną wraz ze zweryfikowaną nazwą i adresem;
  • jeśli stan weryfikacji jest negatywny wówczas otrzymamy rezultat analogiczny do tego powyżej.

Warto dodać, że mechanizm sprawdzający, opiera się na kodzie kraju i numerze NIP, więc weryfikacja numerów zagranicznych przebiega tak samo, jak numerów krajowych. Ze strony technicznej, serwis odpowiedzialny za weryfikację numerów NIP jest ustawiany konfiguracyjnie na dedykowanym polu, na stronie Ustawień Księgi Głównej w zakładce Raportowanie.

W razie niewystarczającej dokładności przeprowadzanych weryfikacji w oparciu o standardowo zdefiniowany adres URL, można go zastąpić innym, pełniącym tą samą rolę.

Podsumowując, dzięki kilku prostym w konfiguracji zabiegom, jesteśmy w stanie na bieżąco kontrolować poprawność ewidencji numerów NIP naszych kontrahentów przy pomocy funkcjonalności, jakie dostarcza nam MS Dynamics NAV.

Autor: Szymon Pociask

Opublikowano


Konta rozrachunkowe w Microsoft Dynamics NAV, idzie nowe

Moja przygoda z systemem MS Dynamics NAV rozpoczęła się w 2008 roku i od samego początku jestem zafascynowany możliwościami tego systemu, zarówno w zakresie standardowych funkcjonalności, jak i łatwości jego kastomizacji. Zmiana standardowej funkcjonalności czy dopisanie jakiegoś dodatku to rzecz wręcz naturalna i bardzo prosta, co w mojej ocenie jest jedną z najważniejszych cech wyróżniających ten system. Jednak pomimo tak dużej elastyczności zawsze wychodziłem z założenia, że nie powinniśmy dopisywać funkcjonalności, które już w systemie istnieją- w takiej czy innej formie. Wydaje się, że jest to zawsze słuszne założenie, chociaż w moim przypadku ostatnio okazało się nieco na wyrost.

Stosując się do tej zasady, dobrych kilka (a może nawet kilkanaście) razy na pytanie czy w NAV istnieją konta rozrachunkowe, odpowiadałem wymijająco. Otóż w standardowej konfiguracji systemu konta rozrachunkowe rzeczywiście nie istnieją, ale istnieją za to księgi pomocnicze, umożliwiające nam przeprowadzenie wszystkich niezbędnych operacji księgowych, oferowanych przez konta rozrachunkowe.

Choć takie rozwiązanie może wydawać się nieco zagmatwane i „na około”, wiele razy udowodniłem (prawdopodobnie nadużywając swojego daru przekonywania), że konta rozrachunkowe nie są klientowi potrzebne, bo zamiast wyważać otwarte drzwi, lepiej wykorzystać to, co już w systemie jest.

Nowe porządki

Ale wszystko do czasu. W związku z dynamicznym rozwojem swojego zespołu musiałem się podzielić władzą wykonawczą z kolegami i oddać im NAV we władanie. A kiedy już zaczęli władać samodzielnie, bardzo szybko okazało się, że woleli wybrać drogę zaimplementowania mechanizmu kont rozrachunkowych w NAV, niż przekonywać kolejnych klientów do tego, że można w tym celu wykorzystać księgi pomocnicze. Co więcej, udało im się i mnie przekonać do tego, że taka dodatkowa funkcjonalność NAV jest bardziej atrakcyjna z punktu widzenia użytkownika i zapewne z powodzeniem się sprawdzi również u tych klientów, których sam wcześniej przekonałem o tym, że jest im zupełnie niepotrzebna.

Cóż mogę dodać: brawo Wy, brawo NAV.

Autor: Andrzej Krawiec, NMI ERP

Opublikowano


Wdrożenie systemu ERP w Zambrowskiej Fabryce Okien

NMI ERP wdraża system ERP Microsoft Dynamics NAV w Zambrowskiej Fabryce Okien. Głównym celem wdrożenia, rozpoczętego w listopadzie 2016 roku, jest implementacja zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania procesem produkcji, sprzedaży i logistyki.

Firma ZFO zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV, ponieważ posiada już doświadczenie technologiczne oraz biznesowe, zdobyte podczas wdrożenia i wykorzystywania systemu w siostrzanej firmie Keylite RW Polska sp. z o.o.

Joanna Bielawska, Finance Manager w Keylite, członek organizacji finansowej FCCA: „System Microsoft Dynamics NAV z powodzeniem stosujemy w Keylite, która zajmuje się produkcją okien plastikowych. Obie firmy posiadają bardzo podobną strukturę organizacyjną, wykorzystują także podobne mechanizmy sprzedażowe i logistyczne. Uznaliśmy więc, że wdrożenie systemu, który znamy i z którego jesteśmy zadowoleni, jest najlepszym rozwiązaniem, umożliwi nam bowiem zastosowanie posiadanej już wiedzy i ułatwi sam proces wdrożenia.

Wdrożeniem systemu Microsoft Dynamics NAV objęte zostały następujące działy: Produkcja, Magazyn, Finanse i Księgowość, Sprzedaż oraz Zakupy i Logistyka.

ZFO sp. z o.o. jest producentem drewnianych okien dachowych, produkowanych głównie na rynki zagraniczne.

Opublikowano


Rozpoczęcie wdrożenia systemu ERP w firmie z branży przemysłowej

Firma z branży przemyslowej zdecydowała się na wdrożenie systemu MS Dynamics NAV 2016. Partnerem wdrożeniowym zostało NMI ERP. Głównym celem biznesowym wdrożenia jest usprawnienie procesów wewnątrz firmy, przede wszystkim w zakresie obiegu dokumentów, wymiany informacji oraz zarządzania projektami i ich bieżącej kontroli, a także produkcji, sprzedaży oraz magazynowania.

Już od dłuższego czasu szukaliśmy rozwiązania, które byłoby w stanie zaspokoić nasze potrzeby, głównie w zakresie zarządzania projektami i obiegiem dokumentów. Po zapoznaniu się z narzędziami dostępnymi na rynku, okazało się że Microsoft Dynamics NAV jest w stanie sprostać naszym oczekiwaniom nie tylko w tych kluczowych dla nas obszarach, ale także pomóc nam w usprawnieniu wielu innych procesów w firmie, takich jak procesy produkcyjne, sprzedażowe czy magazynowe. – mówi Prezes Zarządu spółki.

W firmie wdrożone zostały następujące funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV 2016: Zarządzanie projektami, Produkcja, Magazyn, Księgowość, Sprzedaż, Zakupy, Zapasy oraz Środki trwałe.

Opublikowano